新入社員の学習・育成支援ツール
－日本ミルクコミュニティ株式会社様－
提出した日報が回覧されて新入社員の手元に届くのは1ヶ月後
日本ミルクコミュニティ株式会社
管理統括部 人事グループ
喜安 克敏さん
当初、新入社員の学習促進とその上司と人事が
育成状況を把握するために、入社してからの半年間、その日に学んだ事や質問・感想等を紙のレポートに記載し、毎日提出させていました。
提出方法はトレーナーから課長、所属長が回覧してから、
新入社員に戻るという流れなので、工場のような大人数の職場では、
日報が回覧を終わって新入社員の手元に戻ってくるまでに1ヶ月以上が掛かり、その後、人事に提出をしていました。
そのため、
・新入社員の不安や疑問解消に時間がかかる
・新入社員は不安や疑問が未解消のままなので次のレポート提出が
遅れがちになる
等が課題として挙がっていました。
人事としては、届いた日報の中から新入社員の職場順応等の問題を捉えたので、現場に連絡をしたとしても、
既に解決しているか、問題が深刻化していて、「もっと早くわかっていれば、いろいろな手立てがあったのに・・・」
ということもありました。
提出された手書きの日報のなかには読みづらいものもありますし、また、送られてくる日報の量は一ヶ月で約800枚になります。
レポートは捨てようにも捨てられず、収納していたダンボールがどんどん増えていく状況でした。
そんな折に、代理店担当者からSNSの事を聞いて、エアリーフレッシャーズの存在を知りました。
週報から新入社員の成長と育成環境が見えてくる
現在は週に1回、学んだこと、気づき、感想等を新入社員に書かせています。
入社当初は習ったことだけを書く新入社員が多いのですが、定期的に書くという事を継続していくと、
自分の仕事に対する意見や考えを書けるようになり、
半年間経過すると、新入社員それぞれの仕事に対する捉え方がみえてきます。
手書きの日報と比較すると断然見やすいですし、新入社員の育成状況を調べる時に育成経過が確認出来るのと、
週報に対するトレーナーや上司のコメントをみれば、新入社員をとりまく周囲の育成環境や関わりが良好なのかどうかが、把握出来るのが大きいですね。
熱心な所属長のコメントが新入社員の意欲に繋がる
今年で導入して2年目になりますが、昨年は初めてSNSに触れる所属長や課長からの賛同が薄く、
コメントが少くなかったり、全く書かれないこともありました。
また毎日、新入社員と顔を合わせる職場に居るにも関わらず、なぜ書かなければならないのか？という新入社員の上司からの声もありました。
昨年度の状況を踏まえて、今年は4月に各職場で1時間程度の説明会を開き、
昨年新入社員に実施したSNSに対するアンケートで見えてきた
「上司にSNSでコメントしてもらうと意欲が高まる」
という結果を紹介し、所属長、課長の参画を促しました。
すると、今年は所属長が定期的にコメントを書き込むようになり、
それをみた新入社員が日々の仕事のモチベーションを高め、週報を定期的に書くこととに繋がっています。
所属長のなかには月に1回のコメントでいいのにもかかわらず、毎週書き込みをしてくださる方もいて、
週報に対する感想、アドバイス、考え方、将来の期待を毎回、熱い言葉で新入社員に伝えいています。
トレーナーの一方的、孤立的な育成の解消
トレーナーは新入社員の育成内容や成長の様子をSNSを通して直属の部課長や人事へ報告し、
アドバイスを受けます。受けたアドバイスは新入社員の教育に反映しています。
今では人事から現場のトレーナーや上司に新入社員の育成状況を確認する際にSNSの週報を話題にすることで、相互間での意思疎通がしやすくなりました。
これまではトレーナー一人に新入社員育成の負担多くかかり、トレーナー自身が育った経験に頼った育成でしたが、いまでは新入社員の育成を会社全体で支えていく体制へと変わることが出来、また、トレーナーの育成指導力向上にも効果を発揮しています。
日常会話や懇親会のコミュニケーションにもエアリーフレッシャーズが活躍
当社の工場は従業員がシフト制で働いていますので、工場長や課長が新入社員一人一人と顔を合わすタイミングが少なく、
コミュニケーションを取る機会が限られれています。
しかし、このエアリーフレッシャーズに新入社員が週報を通じて、今の状況や仕事の感想を書く事で、工場長、
課長と新入社員に共通の話題が生まれ、日常会話や懇親会等の場でコミュニケーションをとる際にも役立っています。
また、このSNSに現場から主任も参加させたいという声があがり、
今年度からは主任クラスについても対象としました。
ある工場長からは、
「このSNSの仕組みはいいねえ、新入社員の様子がわかって楽しいよ」
と直接お話を頂いたこともありました。
新入社員とトレーナーをメンターがサポート
当社では、新入社員とトレーナーにメンターを付けています。
メンターは月に一回、新入社員とトレーナーのそれぞれに面談を行い、一ヶ月間の育成の様子を振り返る場を設けています。
メンターは昨年のトレーナーを経験し、同じ職場の人が担います。
メンターは昨年のトレーナーとしての経験を次世代に伝承し、新入社員育成における苦労を共感出来る存在として、新入社員とトレーナーに深い気づきを与えることが役割です。
メンターは基本的に新入社員とトレーナーの話を傾聴することで、それぞれに内省を促す役割としていますが、
新入社員がトレーナーに話しにくいことの相談を受けたり、トレーナーからの育成面のアドバイス等も行っています。
メンターは面談内容を人事にレポート提出することで、
新入社員の客観的な育成状況を人事で把握する際に大変役立っています。
[喜安さん]
「各職場にメンター役が所属していないケースがあります。私もメンターを引き受けていて、
海老名工場の新入社員とトレーナーのメンターをしています。
1ヶ月に1回電話で話したり、職場に出向いて面談をしています。」
ニーズと目的を明確にして集合研修のフォロー策に期待
以前、課長クラスを対象としたコーチング研修のフォロー策として、SNSを使って実践報告を共有するコミュニティを作成しましたが、利用者からすると実践内容をどのように書けばいいのか、どんな事を書けば他の人の参考になるのか、書き込むことの価値を理解出来ずに一向に書き込みが増えなかったことがありました。
今回の新入社員育成SNSが機能している理由として、
新入社員は「成長を認めてもらいたい」育成側は「成長の様子を知りたい」
という両者の要望がSNSを介して合致している点が大きいと思っています。
今後は集合研修の受講者が望んでいることや実践する時に受講者が欲しい情報を整理して、
集合研修の受講者にとって役立つフォロー策として活用を広げていきたいです。
