3月も半ばを過ぎ、内々定を出す企業も増えてくる時期になりました。 内定者と入社までの間どうやって関係づくりをしていくか、頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。そんな中、内定者とのつながりを強くするために気軽に使えるのが無料のSNS、中でも近年日本でも急激に広まったFacebookです。
しかしながら、Facebookは世界中どこからでも見られるオープンなSNS。設定を間違えると、大切な内定者の個人情報を流出させる事態にいたる可能性もあります。
そこで今回は、Facebookで内定者とコミュニケーションを図る際に気を付けるべきポイントをまとめてみました。
Facebookグループの設定は大丈夫でしょうか？
2013年の内定式の時期に話題になったこんな事例をご存知でしょうか。
「非公開」のはずなのに……Facebookで内定者リストがダダ漏れ？ 公開範囲設定に注意を(ITmediaニュース)
複数の企業の内定者がFacebook上でグループを作っており、ちょっとした設定ミスから1600名の名前や顔写真が公開されてしまった、というトラブルです。なんと、「企業名 内定者」で検索すると各企業の2014年卒内定者の名前や顔がわかってしまう状態になっていました。
企業の採用担当者がFacebookグループの管理人だったケースもあったようです。
内定者の個人情報がSNS上に流出するだけでなく、内定者の発信がネット上に晒されて炎上したりするなど被害が２次・３次に及ぶ危険もあります。また、その際に内定先企業名が出ることで風評被害があるだけでなく内定者の投稿内容によっては企業に対してクレームの電話が来る恐れもあります。
Facebookグループ公開設定は「秘密のグループ」で！
それでは、Facebookで安心して内定者のフォローをするにはどうすればよいのでしょうか。 Facebookグループで内定者と連絡をとる場合は「公開設定」に注意しましょう。
Facebookグループの公開設定には、「公開グループ」「非公開グループ」「秘密のグループ」の3種類があり、内定者グループを作る時には「秘密のグループ」にする必要があります。
「非公開グループ」に設定すると、確かに投稿は「非公開」になるのですが、グループ名やメンバーの個人名が検索に引っかかる状態になってしまいます。試しに「内定者」でFacebook内を検索してみてください。今でも多くの非公開グループが見つかります。
「秘密のグループ」に設定しておくと、外部には完全に非公開となり、グループのメンバー以外の人が検索しても探し出せなくなります。
他にもある！Facebookを用いた内定者フォローの落とし穴
公開設定以外にもいくつか気を付けないといけないポイントがあります。
仕様変更とセキュリティ
Facebookは毎日の様に仕様変更を繰り返しており、仕様の変更内容やタイミングがユーザーに事前に知らされることはほとんどありません。公開設定の方法が突然変わる可能性も大いにあり、常に最新の仕様を確認していく必要があります。Facebook側で個人情報の保守を保証する規約は当然ないため、ユーザーの自己責任で利用しなければなりません。
また、いたずらでのFacebookアカウントの乗っ取りも比較的簡単に行えたりするなど、セキュリティ面での不安も残ります。 本当に守るべき情報はFacebookに掲載しないなどの判断が必要です。
プライベートとの併用による学生の投稿ミス
普段使っているFacebookを内定者SNSとしても利用することで、投稿ミスが起こりやすいというリスクもあります。グループに投稿するはずの内定者の顔写真や名前を含んだ投稿（懇親会での写真など）を個人のタイムラインに流してしまうなどのミスは避けたいものです。 万全を期すならば、定期的に内定者のタイムラインをチェックするなどの対策を打ったほうが安心です。
Facebookで人事と繋がることへの抵抗感
人事の方がFacebookグループに内定者を招待するには、内定者とFacebookで事前に「友達」になっている必要があります。 しかし、多くのユーザーはFacebookを友達同士で近況を報告しあう場として利用しています。社会人でも同じ会社の人とは繋がりたくないという人が多くいるくらいなので、友達同士の場所に内定をもらっている企業の方とはいえ人事の方を招き入れることに抵抗を覚える学生もまだまだいます。 内定者グループに招待する際には、そういった今の学生のFacebookに対する捉え方にも配慮した方法が必要になってくるでしょう。
便利で安心、内定者フォロー専用SNS
無料で手を出しやすい面があるFacebookですが、上記のようなポイントを押さえて利用しないと思わぬ事故につながります。 より安全で確実な内定者フォローSNS運用を目指すなら、専用のSNSがおすすめです。
内定者フォロー専用に設計されているので、内定者との連絡業務から提出物・スケジュールまで一元管理でき業務の効率化につながります。
弊社提供サービス「エアリーフレッシャーズ」なら、導入社数のべ5,500社以上から蓄積した運用ノウハウもご提供いたします。
連絡業務の効率化だけでなく内定者コミュニティの活性化、内定辞退防止までトータルでサポートします。
