2022.05.06更新
・スマホアプリで内定者フォロー課題を解決！連絡業務は効率的に
・内定者フォローの定番、内定者懇親会で大切なことはオンラインでも同じ！
内定者フォローに悩む企業が増えてきています。
内定者フォローのパイオニアであり、エアリーフレッシャーズクラウドを通じて15年以上に渡り5,500社、40万人以上の内定者フォローをサポートしてきたEDGEにも、「内定辞退者が増えている」「4月の入社までの間、モチベーションが中だるみしないか？」「承諾後の内定辞退が発生しないか」「コロナ禍、オンラインでの内定者フォローはどのようにすれば良いか？」などのお問い合わせが多数寄せられております。
そこで今回は、弊社が提案する内定者サイト「エアリーフレッシャーズクラウド」活用方法の中から、手軽に実施できるユニークな内定者フォロー施策をご紹介いたします。
新卒採用において、動画の活用が主流になっています。しかしスタジオでの撮影や準備にかかるコストが膨大で活用は一部の大手企業にとどまっている事も事実です。
一方、内定者世代が普段利用するサービスに目を移すと、YouTubeなどの動画配信サービスはもちろんのこと、インスタグラムやTwitterでは自身が撮影した動画をアップしたり、日常では動画に触れる機会がたくさんあります。動画から情報を取ることを得意とする世代には、動画の活用が最も効率よく企業情報を伝える手段となります。
売り手市場において、内定者に適切な意思決定を促すためには企業情報の提供が欠かせません。 他社と比較する際、競合する企業と同じだけの情報量を発信できているのか。内定者が求める情報を提供できているのか。こういったフォローをしっかり行い、自社への理解を深めてもらうことがエンゲージメントの向上につながり、また入社後ギャップによる早期退職等の可能性も低減してくれます。
情報提供の方法として、従来であればオフィスに来てもらった際、職場の様子を見てもらったり、色々な先輩社員と話してもらう機会を提供できました。コロナ禍の今、内定者に対し会社見学の機会や先輩社員と面談の場を提供することは困難です。そこで先輩社員インタビューや職場の様子、新入社員研修や懇親会などの様子を撮影し、動画として配信することで、よりリアルな情報として内定者に自社の文化や社風を伝えていくことが重要となります。エアリーフレッシャーズクラウドでも動画投稿機能をご提供しており、多くの企業様が動画配信による内定者の不安解消のためにご活用されていらっしゃいます。
例えば、採用担当者の所有するスマホから、職場の様子を撮影して配信したり、オフィスにて若手社員に1分程度のインタビューに答えてもらったり、あるいは工場見学のため、工場内部の様子をドローンで撮影し配信されていらっしゃる例などもあります。
動画撮影と聞くと、綺麗に編集しないといけないと思われがちですが、内定者に向けた情報配信においては、撮影したデータをそのまま配信した方がよりリアルな情報として伝わりやすく、編集の手間や費用もかかりません。文字や写真と比較すると、はるかに多くの情報をリアルタイムに内定者に伝えることができます。
また動画はサイトに登録していれば閲覧できるため、様々な情報をタイムリーに配信することができ、従来と比べ効果的かつ効率的にフォローを行うことができるようになっています。
実際、内定者からも職場の様子や若手社員の働く姿がイメージできたと大変好評なようです。文字で「風通しが良い社風」と書かれても信憑性はありませんが、インタビューで若手が目をキラキラさせて、後ろにいる先輩がニコニコしながら見守っている様子を動画で見せれば、信憑性のある内定者フォローになります。
内定者フォローにおいて、最も時間を要する業務は内定者との連絡です。内定者懇親会の案内や行事の出欠確認など、限られた業務時間内で内定者と連絡を取る上で、内定者の電話・メール離れによる連絡不通が採用担当者にとって大きなストレスとなっていませんか？
EDGEが実施した内定者世代への調査では、スマートフォン内のメールアプリ上にある未読メールの件数は、平均で576件、最大17,841件でした。重要なメールを見逃がしたことがあると回答した学生は37.5%にのぼりました。（日本初！内定者フォローSNS スマートフォンアプリ「エアリー」リリース 〜メールを見ない内定者世代へのリーチを強化〜より）エアリーフレッシャーズクラウドでは、スマホアプリを提供し、プッシュ通知による内定者へのリアルタイムな情報提供を実現しています。
内定者からのレスポンスが確実かつ迅速に得られるようになり、管理サイトからは未読･既読･完了と、内定者の確認状況を把握することができます。連絡業務に費やす時間を大幅に削減することで、内定者と向き合う時間を確保し、内定者の状況や心境を把握したうえで、コミュニケーションを取ることができ、採用担当者と内定者の信頼関係構築にも貢献します。
採用活動が長期化する中、インターンシップ設計と実施、その後のフォローと内定者フォローを同時期に実施しなければならなくなった採用担当者の働き方改革にも貢献します。
内定者フォロー策の定番といえば内定者懇親会です。
たくさんの企業の中から、自社を選んでくれた内定者。その内定者がオンラインにて一同に集まる貴重な機会ですから、採用担当者も有意義な懇親会にしたいはず。
では、有意義な内定者懇親会とはどのようなものでしょうか？ その答えは、内定者の皆さんが持っています。
内定者が望んでいることは何か？事前にエアリーフレッシャーズクラウドのアンケート機能を使って聞いてみましょう。具体的には「採用活動の振り返りアンケート」というテーマで質問を投げかけるのがお勧めです。
「自社のどこに魅力を感じたか？」「自社へのイメージは？」
「社会人になる（入社する）にあたっての不安・疑問は？」
「説明会や面接の中で、もっと詳しく知りたかったことは？」
といった質問を投げかけてみます。
そうすると、「学生にとってどんなことが魅力に映るのか」、「この不安は解消してあげないと、入社後のギャップに繋がりそう」、「この職種については、もっと詳しく説明してあげないと」等々、内定者懇親会のコンテンツを企画するにあたって役に立つ情報が得られます。
オンラインで実施する場合、上記アンケートで出てきた内容をそのまま口頭で伝えるだけでなく、クイズ形式などで全員が同じテーマに向き合えるよう工夫すると効果的です。エアリーフレッシャーズクラウドでは、一般的なSNSとは異なり、アンケート結果の自動集計はもちろん、Excelデータでのダウンロードも可能であり、採用担当者の業務負荷を大幅に軽減することができます。
内定者から集めた声をもとに懇親会のコンテンツを設計、参加させる社員なども決めましょう。企業が伝えたい情報を一方的に提供するよりもはるかに内定者の心に響く懇親会ができます。入社前後の認識のズレやギャップ、不安の解消が実現できれば、高いエンゲージメントを担保した状態で入社を迎えてもらうことが可能です。
また、このタイミングで集めた内定者の生の声は、内定者懇親会の企画だけでなく、次年度以降の採用活動にも役立ちます。内定者は自社のターゲット人物像かつ自社を選んでくれている学生です。この層の声を採用に生かさない手はありません。
またオンライン懇親会で利用するツールも多種多様です。参加人数にもよりますが、zoomのブレイクアウトルームを活用し、少人数制のグループを作りローテーションさせていく方法や、RemoやGatherTownなど自身のアバター動かしたり、参加するテーブルを移動できるようなツールなどもあります。どのような懇親会にするかに合わせ、利用するツールを柔軟に変えていくのも良いでしょう。
内定者フォロー「活用事例インタビュー集」をダウンロード
内定者フォロー施策の一環として、懇親会の場でグループワークを実施する企業が増えています。しかし内定者はまだ大学生。あくまで勉強・研究に真剣に取り組み卒業することが最優先です。そこで、エアリーフレッシャーズクラウドを利用してグループディスカッションをしてみるのはいかがでしょうか。
内定者を一箇所に集め、まとまった時間を確保してもらわなくても、スキマ時間でグループワークを実施できます。ディスカッションをエアリーフレッシャーズクラウドの中で行うことで、グループ内でのやりとりが見える化でき、消えてしまうこともないのです。
また、ファイルの共有も簡単にできます。採用担当者にとっても、ディスカッションの過程を可視化でき、議論内容やアウトプットを残しておくことが可能です。社員に協力してもらう場合もエアリーフレッシャーズクラウド上でコメントを入れてもらうだけなので、負担を少なくでき、総じてメリットが大きいという声をいただいています。
さらに、エアリーフレッシャーズクラウドではグルーピングの機能や検索機能を活用することで、内定者同士のやりとりを容易に見守ることができ、成果物を提出させる場合も、そのファイルを承認・差し戻すことができ、簡単に手軽な提出部管理が可能です。
以下、具体的なグループワークの企画例をご紹介しましょう。
エアリーフレッシャーズクラウドを利用し、より効率的で効果的な先輩社員との関係作りができます。
内定者一人ひとりに先輩メンターを付けてヒアリング、魅力づけを行うことは、採用人数が増えるにつれて難しくなりますが、エアリーフレッシャーズクラウドなら手軽に内定者と関わる機会を増やせます。
例えば、複数の内定者を一つのグループとして、グループ単位で先輩社員と座談会をしたり、その際にヒアリングしたインタビュー内容をまとめて、エアリーフレッシャーズクラウド上で共有すれば、自分がインタビューしていない先輩社員の話についても、共有を受けることができます。
社員の方の限られた時間を有効活用して、様々な施策にチャレンジできるのもエアリーフレッシャーズクラウドのメリットです。
翌年の採用パンフレット作成が内定者フォローにもつながる
エアリーフレッシャーズクラウドで、翌年の採用に使える広報物（ウェブサイト、パンフレット、社員インタビュー記事等）を内定者が作成するワークも多く実施されています。
内定者にとって、このワークは自分の就職活動を振り返り、入社への決意を固め、また社内から会社を見つめる経験をすることで就活生から社員への目線の転換のきっかけにもなります。
採用担当者にとって、採用ターゲット学生に最も近い視点から、自社の採用を見て、どう感じるのかを知る機会となり、次年度採用の参考になります。
内定者が配属されると、マネジメントの主体が現場に移るため、新卒採用に協力してもらうことが難しくなります。「その前に意見を聞ける」と、採用担当者にとっても重宝されているワークです。
エアリーフレッシャーズクラウドを使えば、毎回内定者を集める必要もなく、空いた時間を使ってじっくりと制作物を仕上げることができます。一般的なSNSと異なり、管理サイトから内定者同士のやりとりや進捗状況を把握でき、採用担当者からサポートできる点もご好評をいただいています。
内定者フォローの開始時期になると、内定者から必ず出る質問として「入社までに、どのような準備をすればよいですか？」という内容です。
ほとんどの採用担当者は「学生の今しかできないことを思いきりやって4月を迎えてください。」と回答されるようですが、最近はPCをほとんど触ったことがない場合もあり、採用担当者が回答する「入社してからで大丈夫だよ」というアドバイスは、不安を先延ばしにされたと捉えられてしまうケースもあるようです。そうした内定者には、内定者教育の実施が不安解消の手段となります。
社会人になることに不安を抱える内定者が増える中、事前教育を施さない企業は人財投資を怠っていると映り、内定者の不安増幅や承諾後辞退につながりかねません。
こうした事情から内定者の育成よりも、不安解消を目的に通信教育や内定者研修を導入する企業が急増しています。
エアリーフレッシャーズクラウドでは、社会人への準備を進めるための最適なコンテンツとして、ビジネスマナー編とExcel編のｅラーニングを無償提供しています。
通信教育であれば、1人あたり5,000円～10,000円程度の経費が必要となり、企業にとっても大きな負担となりますが、これらの内定者教育コンテンツをｅラーニング化することにより、テキストの購入や発送などのコストも削減できます。また、スマホ世代の内定者には、Excelへの抵抗感が強く、入社前に学習することで不安を解消し、入社意欲を高める効果を発揮します。エアリーフレッシャーズクラウドでは受講状況も見える化できる上、内定者に対してeラーニング課題を課してしまえば採用担当者の運用に対する手間は発生しません。
売り手市場と言われる昨今、内定を取った後に入社先を決められずに悩む学生も増えています。そういったケースでは往々にして、自分自身の就活の軸が曖昧になり、様々な周囲の意見で自分の考え方や会社選びの軸を見失っているケースがあります。こうした場合には学生の思考整理を手伝ってあげることが肝心です。
内定アルバムという言葉をご存知でしょうか。
会社説明会でのアンケートやエントリーシート、履歴書といった選考中に使用した提出書類、面接でのポジティブな評価など、内定通知までのすべての履歴をまとめてアルバムを制作します。最後のページを開くと内定書が現れるという仕掛けです。
まるで卒業式や送別会を連想させるようなサプライズプレゼントです。
最近では、これを動画で作成し配信するケースも多くみられます。選考過程でのフィードバックだけでなく、面接を担当した先輩社員や採用担当者からのメッセージを撮影し組み込むのです。オンラインで採用活動が進む中、心に残ることは間違い無いでしょうし、何より近年、選社軸として「社風や人」を重視する内定者も多く、受け取った内定者は一生の宝物として大切にしてくれるでしょう。
一見すると手間がかかりそうですが、個人の履歴は選考段階で取りまとめられています。
それらをコピーして綴じていくだけ、そこに内定者のハートを掴めそうな温かいメッセージとフィードバックを少し追記したり、録画するだけので完成します。
何よりも、こうしたコンテンツは、周囲からも「とても良い会社だね！」と評価されますし、保護者も子どもに対するフィードバック（賛辞）を見て嫌な気持ちにはなりません。内定アルバムを手渡すことで、保護者や友人からもその企業への入社を促してもらえる副次的効果が得られるのです。また、スマホ世代の内定者には、プレゼントした内定アルバム動画をエアリーフレッシャーズクラウド内でも閲覧できるようにし、いつでも思い出せる環境をつくることで自社への志望度を維持向上させることが可能です。
ここまで読み進めていただき、ありがとうございます。採用担当者の仕事は年々複雑化し、採用を成功させるのは難しくなっています。
そこで、ぜひ使っていただきたいのが内定者サイト「エアリーフレッシャーズクラウド」です。採用担当者が考える理想の内定者フォローをすべて個別に、アナログな手法を使って実施することは、この新卒採用を取り巻く状況を考えると不可能です。
事務作業は、エアリーフレッシャーズクラウドの管理機能で時間短縮をしていただき、本来注力すべきポイントである企業情報の発信や、内定者との信頼関係づくり、内定者の状況把握や内定辞退兆候の察知に時間を充てる事が可能です。これこそが昨今言われている”働き方改革”であり、その旗振り役である人事部門において、採用業務からスタートしてみませんか？
内定者を放置しても何の課題も感じない採用担当者にとっては、投稿の手間や管理の手間が増えるだけのサービスですが、真に内定者の入社後の活躍を願って、それでも日々の業務に忙殺されて、その思いが叶わないという採用担当者にとっては、思いを実現できる効果的なツールです。
私たちEDGEは、4,000社35万人以上の内定者データに基づく内定者フォロー施策、内定承諾率を高める事例、インターンシップから効率的に母集団形成を行うノウハウなどを元に、企業の新卒採用成功のお手伝いをしております。
ご興味ございましたらぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
また、エアリーフレッシャーズクラウド導入企業の中で特に内定者フォローに成功している企業事例は、資料請求フォームより「活用事例インタビュー集」をご請求ください
