2018年卒採用も終盤を迎え、2019年卒採用に向けた準備が始まりつつある時期ではないでしょうか。
昨今、「働き方改革」が話題になり、就職活動生からの注目も高まっています。マスコミの影響もあり、学生からの問い合わせは、残業や休日に関する内容が増えているのが実情です。一昔前なら「働く前から権利ばかり主張する学生は必要ない」と一蹴できたかもしれません。しかし、近年は新卒採用においても軽視できない状況になっています。各社、働き方改革に対する取り組みも盛んに展開されております。
営業部門の効率化、製造部門の自動化など、取り組みは様々です。そんな中、人事部門の働き方改革はいかがでしょうか。
残業を減らせと指示する側の人事部門が長時間残業するわけにはいかない、プレッシャーはあるものの、実情は果たして…。
「自分の時間」の使い方
採用教育を担当する人事部門では、管理部門の他部署と異なり、事務処理･デスクワークに費やす時間が限られています。例えば、会社説明会や選考、インターンシップなど学生を招いての業務が多数存在します。多くの場合、各種イベントを終え、学生を見送ってからデスクに戻ります。
そこからが「自分の時間」というわけです。
夕方、他部署が仕事を終える頃にデスクに戻り、それから当日の事務処理が始まる。結果として、採用繁忙期には残業が常態化してしまいます。研修担当者においても同じく、受講生(社員)を見送った後に「自分の時間」がやってきます。
人事部門にとって、学生や社員への対応は最優先事項であり、仕方のないことと諦められているのも実情です。
これからの時期は、学生と社員の間「内定者」への対応も非常に重要な実務となります。内定者への情報提供、承諾有無に関する進捗管理、内定者懇親会や研修会の出欠管理、各種提出物の管理など、事務作業が集中する時期を迎えます。従来通りの手法、手作業やアナログ作業に忙殺される季節がやってきます。
人事部門の働き方改革
そこで、私たちEDGEからご提案させていただけるサービスが内定者サイトの導入です。
イントラネットやグループウェアに登録できない内定者を管理する業務ツール「エアリーフレッシャーズ」をご存知でしょうか。SNSサービスというと、若者同士がネットを通じて交流を深めるシステムという認識だと思います。
もちろん、そういった要素も内定者サイトの強みとなります。
しかし、導入企業の多くは「働き方改革」への取り組みとして活用されています。内定者への情報発信をはじめ、各種提出物をサイト内で一元管理、面倒な出欠管理もすべてサイト内で完結できます。社員ではない内定者には強く指導することができず、提出期限や回答期限を超過した場合も、一人ひとり丁寧に電話やメールでフォローを繰り返すことになります。電話がつながらず、何日もすれ違ってしまう、いつまで経っても回答が揃わず上司に報告できない、連絡さえつけば数分で終わる作業に何日も労力を費やしてしまいます。その結果、他の業務が滞り、時間外労働が増えてしまう。相手は学生、待つしかないので仕方がないと割り切ってしまう前に、もう一度取り組みを見直してみてはいかがでしょうか。 利用企業様の中には、従来3名で対応していた業務が内定者サイト導入を機会に、1名に集約できたという声をよく伺います。
また、残業時間が減ったことにより、コスト削減を実現した企業様も多数おられます。
今まで通りの仕事、過去踏襲の業務に対してメスを入れることこそ、働き方改革の本質です。システムの導入により効率化できる部分と手間暇をかけて人の力でなければ実現できない仕事を仕分けることで、人事部門の働き方改革を実現することができます。
売手市場化の影響を受け、内定辞退の増加が懸念される昨今、前年踏襲によるフォロー施策に加え、新しい取り組みに挑戦されてみるのはいかがでしょうか。限られた予算と人員で最大限内定者フォローの効果を高める事例、ノウハウが必要な方はEDGEにお問い合わせください。
