変化する社会の要請に効率的に対応するため、総合的かつ多角的機能を持って明日の情報社会の建設に貢献されていらっしゃるコムシス様。
今回は専用アプリによる連絡業務効率化および内定辞退防止のフォロー事例について人事総務部 人事課 課長 鈴木様と土場様にお伺いいたしました。
専用アプリで無料ツールのセキュリティ不安を解消
エアリーフレッシャーズクラウド導入前の課題について教えてください
弊社では内定者とのやりとりをメールや電話、郵送で行なっていたのですが、その管理が非常に大変だったことが挙げられます。採用人数も毎年増えてくることもあり、業務負荷が増大し、効率化したいと思っていました。また辞退防止の観点でも、積極的に施策を実施できておらず、懇親会を開催するくらいでした。
導入の決め手は何でしたか？
やはり専用アプリがある点が挙げられます。最近はLINEをはじめとした、無料ツールを連絡ツールとして活用しているケースもありますが、やはりセキュリティ面で不安が残ります。近年、個人情報等の取り扱いには非常に関心が高まっており、情報漏洩等のリスクが怖いので、専用ツールを選びました。他にも、プライベートアカウントと会社がつながることに対する抵抗感を持つ方もいらっしゃいますし、なるべく学生の方の負担とならないようにと考えていました。また最近は日常においても様々なところで無料ツールが使われるようになり、多くの未読通知が溜まっている状態になっています。そこに会社からのお知らせ等の通知が発報されても気づきにくく、見落とされてしまうリスクがあり、状況としてはメールとさほど変わらない点も検討材料の一つでした。
その点、エアリーフレッシャーズクラウドは専用アプリがあるため、会社からの重要連絡があることを確実に伝えることができます。もちろんプライベートのアカウントと紐づくこともありませんので、抵抗感なく利用できます。またお値段も安く、サービスの品質にも非常に満足しており、毎年継続的に利用させていただいております。
通知見落としを防止し、タイムリーなやり取りを
貴社での運用方法を教えてください
まず、業務効率化の観点においては、イベントの案内や出欠確認、交通費精算のやりとり、内定者研修の案内など、内定者期間に必要な連絡はすべてエアリーフレッシャーズクラウドで行なっています。
弊社では内定者研修として、ビジネスマナー研修と情報処理系の基礎研修を実施していますが、その日程調整や交通費の確認等にも活用しています。実施会場も横浜と大阪の２会場ありますが、アンケート機能を活用し、内定者の方の都合のいい日程と会場、移動ルートを一元化して回収、管理しています。
採用は全国でやっていますので、北は北海道、南は九州とかなりエリアは広くなっていますが、遠方の方で飛行機やホテルなどの手配が必要な方については、メッセージ機能を活用して、迅速な個別のやりとりを実現できています。やはりメールだとレスポンスも遅く、タイムリーなやりとりをするのには不向きです。エアリーフレッシャーズクラウドではプッシュ通知が発報されるので、迅速なコミュニケーションが可能となり、専用アプリのため通知の見落としも防止できるので、とても便利です。
導入の効果は実感いただけましたか？
内定者からの返信スピードが大幅に改善されました。またメールや電話の時に比べ、いつまでも返事がない方の数も大幅に減りました。メールの場合は見落とされる可能性が高いのですが、アプリの場合はそういった可能性も低く、多くの方がすぐに対応してくれるようになりました。それでも、いつまでも返事をしない方もたまにいらっしゃるのですが、そういった方は辞退の可能性が高いのでは、と学生の深層心理における心境を早期に把握することができるので、辞退リスクを明らかにし、着地人数を早期に読むことができるのも、メリットに感じています。
また弊社では毎年継続して活用していますが、昨年のデータを引き継ぐこともできるので、担当変更などが発生しても、去年どんなことをやっていたのかが一目でわかるようになったのも良かったです。
実際に利用された内定者の方の感想はいかがでしたでしょうか？
情報のキャッチアップが手軽で、操作性も簡単なのが非常に便利だ、という声が多かったです。やはりメールだと見落としのリスクがありますし、郵送の場合、卒業旅行など長期不在期間中はそもそも見ることができないといったケースもあるので、自分のタイミングでいつでも確認ができるのが良い、という意見でした。
他にも、近況報告を通して同期同士、どんな人がいるのかを知る場としても利用できたり、社員日記を見て会社の雰囲気を知ることができるので、親近感が湧いたりなどといった感想も多かったです。
今後の展開を教えてください
今後はインターンシップ参加者のフォローアップにも活用していきたいと思っています。弊社でもインターンシップを実施していますが、選考等、次のステップにつなげていくためのフォローツールとして利用したいですね。
内定者の数も増加が見込まれますので、内定者フォローでの活用強化も合わせて実施していきたいと思っています。
引き続き、ご支援いただけますと幸いです。
