変化する社会の要請に効率的に対応するため、総合的かつ多角的機能を持って明日の情報社会の建設に貢献されていらっしゃるコムシス様。
今回は専用アプリによる連絡業務効率化および内定辞退防止のフォロー事例について人事総務部 人事課 課長 鈴木様と土場様にお伺いいたしました。
エアリーフレッシャーズクラウド導入前の課題について教えてください
弊社では内定者とのやりとりをメールや電話、郵送で行なっていたのですが、その管理が非常に大変だったことが挙げられます。採用人数も毎年増えてくることもあり、業務負荷が増大し、効率化したいと思っていました。また辞退防止の観点でも、積極的に施策を実施できておらず、懇親会を開催するくらいでした。
導入の決め手は何でしたか？
やはり専用アプリがある点が挙げられます。最近はLINEをはじめとした、無料ツールを連絡ツールとして活用しているケースもありますが、やはりセキュリティ面で不安が残ります。近年、個人情報等の取り扱いには非常に関心が高まっており、情報漏洩等のリスクが怖いので、専用ツールを選びました。他にも、プライベートアカウントと会社がつながることに対する抵抗感を持つ方もいらっしゃいますし、なるべく学生の方の負担とならないようにと考えていました。また最近は日常においても様々なところで無料ツールが使われるようになり、多くの未読通知が溜まっている状態になっています。そこに会社からのお知らせ等の通知が発報されても気づきにくく、見落とされてしまうリスクがあり、状況としてはメールとさほど変わらない点も検討材料の一つでした。
その点、エアリーフレッシャーズクラウドは専用アプリがあるため、会社からの重要連絡があることを確実に伝えることができます。もちろんプライベートのアカウントと紐づくこともありませんので、抵抗感なく利用できます。またお値段も安く、サービスの品質にも非常に満足しており、毎年継続的に利用させていただいております。
貴社での運用方法を教えてください
まず、業務効率化の観点においては、イベントの案内や出欠確認、交通費精算のやりとり、内定者研修の案内など、内定者期間に必要な連絡はすべてエアリーフレッシャーズクラウドで行なっています。
弊社では内定者研修として、ビジネスマナー研修と情報処理系の基礎研修を実施していますが、その日程調整や交通費の確認等にも活用しています。実施会場も横浜と大阪の２会場ありますが、アンケート機能を活用し、内定者の方の都合のいい日程と会場、移動ルートを一元化して回収、管理しています。
採用は全国でやっていますので、北は北海道、南は九州とかなりエリアは広くなっていますが、遠方の方で飛行機やホテルなどの手配が必要な方については、メッセージ機能を活用して、迅速な個別のやりとりを実現できています。やはりメールだとレスポンスも遅く、タイムリーなやりとりをするのには不向きです。エアリーフレッシャーズクラウドではプッシュ通知が発報されるので、迅速なコミュニケーションが可能となり、専用アプリのため通知の見落としも防止できるので、とても便利です。
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