SDGsやカーボンニュートラルの実現に向かっているいま、土木、建築のこれからを創造し、脱炭素化に向けた中高層木造建築や無人化施工の技術など環境や人に優しい未来の町づくりを掲げる株式会社熊谷組様。 今回は100名を超える内定者とのコミュニケーションの仕方や今後の関わり方について、採用担当の後藤様、研修担当の鈴木様にお伺いしました。
入社前と入社後に内定者をサポートし、不安払拭と採用フローの工数削減を実現
導入にあたっての背景を教えてください。
毎年100名以上の内定者の方とコミュニケーションをメールで図っておりましたが、実際にこちらが発信した情報を既読しているかが分からず、依頼した提出物が届いているかどうかの不安もあり、相互のコミュニケーションが煩雑になっていた部分があると感じていました。 提出物の確認や内定者の心境把握のために逐一電話をしていましたが、他の業務もあり人事の採用における工数の多さが浮き彫りになっていました。この状況を踏まえ、提出物などの書類を漏れなく回収し、内定者とのコミュニケーションを円滑に図ることができ、且つ内定者の状態を事細かに把握できるプラットフォームを検討していました。
導入の決め手は何だったのでしょうか？
採用人数が100名規模から150名規模まで増えたことがきっかけでした。 導入前までは100名以上の内定者に対し、入社に向けた案内をメールで送信し、レスポンスがない場合には電話で状況を確認していましたが、採用人数がさらに増えたことで、マンパワーで補える範囲が限界に達し、業務が逼迫していました。
そんな中で、エアリーは発信したおしらせやアンケートの既読状況が一目で分かり、また直近のログイン状況から内定者の心理状況も感覚的に把握できる理想的なツールでした。 さらに、おしらせやアンケートを作る際には、過去の記録がエアリー内に残っているので、担当者が変わっても文面やアンケート項目を1から作らなくても良い点や、画面のレイアウトが一見してわかりやすい点などを鑑みて導入を決意しました。
当社では特に、人事のツールを採用や研修の領域で全国の支店担当者が使うので、使いやすさも重視しておりました。
現在はどのように活用していますか？
確認事項に関しては、主にアンケート機能を使い、研修に向けての準備物やその他の案内はおしらせ機能を使っています。
毎年8月から学生に登録していただき、9月に内定式の案内を発報し、しっかりと学生が情報を見ているか確認します。その後、内定式の宿泊先の確認や配属先の確認、その他入社に係る書類を回収していく流れです。 特に細かい部分を挙げるとすれば、学生の現住所、帰省先住所をエアリー内で確認できるため、ホテル泊や入寮の必要性、さらに内定式や研修会場までの通勤時間や交通費を割り出すことができます。
入社前のオンライン面談の日程もアンケート機能を使って簡単に日程調整ができるのでスムーズです。 また、入寮先の物件資料や写真など、幅広い拡張子のデータを添付できるので、引越しの準備を行う際などに内定者にイメージを持たせ、ギャップを減らすことにもつながっています。エアリーはスマートフォンのさまざまな機種に対応しており、等しく情報を共有でき、写真の添付もできるため、重宝しています。
3月下旬には事前学習としてEラーニングの受講や入社式の案内を行い、4月1日の入社式の席次まで共有します。追加の連絡事項があっても即時に情報の展開ができ、学生側もその場でスマートフォンで確認できるため、スピード感を持って対応できています。 入社後は会社支給のスマートフォンやPCでの連絡がメインになりますが、使用方法をレクチャーするまでの引き継ぎ期間にも活用しています。フィルタリングを通してデータを抽出し、特定の情報を無駄なく伝達できるので助かっています。
導入効果は実感できましたか？
導入前はメールで内定者とのコミュニケーションを図っており、入社までの内定者のサポートに工数を割き、忙しくしておりました。 導入後は入社前面談の設定や、アンケート機能を通して作業服のサイズ、社内向け情報誌に掲載する内容などをスムーズに取得することができ、全体的に内定者の管理が楽になりました。また、採用フローの工数を削減できたおかげで、次年度のインターンシップ活動や広報活動など、他のことに時間を使えるようになりました。
今後の運用ついて教えてください。
教育面でさらなる活用を検討しています。エアリーを通して入社前にインプットをさせ、入社後にアウトプットをメインに研修を行うことで、より高い研修効果を出そうと考えています。限られた研修期間でより成長してもらうため、入社前にしっかりと情報を提供していこうと思います。
内定者同士の交流の部分はまだ力を入れていないので、注力した方が良いという声もありましたが、段階を踏んで内定者同士で関われるような土台を作っていきたいので、この部分は要検討ですね。
また、なぜ当社を選んだのかを入社前の感覚が新鮮な時期にアンケート機能を通じて聞き、今後の採用計画の参考にするようなアイデアなどもあり、枚挙に遑がありません。これからもエアリーを用いて、内定者をより良くサポートしていきたいと思います。
